Lire un tableau de gestion

Pour définir le sort final des documents, plusieurs critères sont à prendre en compte :

• Les critères juridiques, (prescription civile, pénale, etc.) ou administratifs (besoins du service), sur la base desquels est définie une durée d’utilisation administrative (D.U.A).
• L’intérêt historique qui est évalué par la direction des archives départementales, avec l’aide des services versants.

D’une manière générale, et sauf exceptions, sont éliminables à l’expiration de la D.U.A :

• Les documents d’intérêt à court terme.
• Les documents conservés par ailleurs en original.
• Certains documents dont les données se retrouvent dans les documents récapitulatifs (statistiques, bilan, etc.).
• Une grande partie des documents de nature financière et comptable.

Pour chaque document, le tableau se compose de 4 colonnes et indique :

• La typologie des documents (colonne 1) : énumération des documents produits par un service ou regroupés par domaine administratif.
• Sa durée de vie dans le service qui correspond à la D.U.A (colonne 2).
• Son sort final (élimination ou conservation définitive aux Archives départementales) en fonction de son intérêt administratif et/ou historique (colonne 3).

• La colonne « observation » (colonne 4) permet d’indiquer les références aux textes en vigueur, de préciser notamment les modalités du tri, de justifier une décision, de donner des informations sur le service, etc.

Un tableau de gestion, pour être complet, doit recenser tous les types de documents produits ou reçus dans le cadre d’une attribution donnée, quel que soit le support utilisé (papier, fichiers électroniques, etc.).

Le tableau de gestion est amené à être complété, modifié au gré des changements d’attribution du service, de la modification de la réglementation, voire de réformes administratives ou institutionnelles (décentralisation, réorganisation, etc.) qui entraînent d’évidentes répercussions sur la masse de documents tant produits que reçus.