Archiver : un travail du quotidien !

Quelques indications simples facilitent considérablement le travail d’archivage le moment venu :

• prévoir des subdivisions (sous-dossiers) pour les dossiers complexes ou volumineux ;
• inscrire systématiquement un intitulé ou titre sur chaque dossier (objet, action administrative, type de document) en évitant les intitulés peu explicites (divers, affaires générales, etc.) ;
• grouper la pièce principale et celles qui viennent à l’appui en mettant le tout à la date de la pièce principale ;
• éliminer les doubles et autres papiers inutiles (brouillons, documents de travail, doubles, documentation, invitations, prospectus, documents reçus pour information, etc.). Attention, les notes non retranscrites et faisant l’objet de décisions (conversation téléphonique, audience ect..) doivent être conservées.
• enlever les élastiques, les trombones et les agrafes pour la bonne conservation des documents.

La nécessité d’un archivage régulier

Archiver, c’est d’abord faire le tri entre :

• les documents qui ne relèvent que d’une conservation temporaire et qui seront à éliminer dans un délai plus au moins long. Ils sont à verser dans les locaux d’archivage intermédiaire ou de pré-archivage.
• les documents à conserver définitivement, qui doivent être versés aux Archives départementales. Comme les précédents, ils sont conservés par les services jusqu’à l’expiration de leur D.U.A.
• les documents qui peuvent être détruits sans délai. Il s’agit de dossiers dont la D.U.A est courte et l’intérêt historique nul.

Qu’il soit fait de façon régulière, ou dans l’urgence à l’occasion d’un départ ou d’un déménagement, le tri est une étape importante qui doit être menée de façon attentive. Il est souhaitable de procéder à cette opération de façon périodique (tous les ans au minimum).

Des locaux pour quoi faire ?

On y conserve les dossiers correspondant à des affaires terminées ou à des exercices passés, mais dont la durée d’utilisation administrative (D.U.A) n’est pas encore échue en attendant leur archivage définitif aux Archives départementales ou leur destruction.

Quelle organisation ?

Il ne s’agit pas d’entasser, pour pouvoir se débarrasser de documents jugés inutiles, mais de pouvoir retrouver les dossiers et de gérer leur conservation. Pour cela, les documents archivés doivent être mis en boîtes et identifiés de façon précise. En ce sens, il est souhaitable de tenir en interne un cahier ou un fichier électronique reprenant la liste des boites conservées dans le local, avec notamment la date de fin d’utilité administrative (ex. 2010 en fait, pour plus de sûreté pour des dossiers de marché de 1999 éliminables après 10 ans) et la destination finale des documents.

Dans le local, plusieurs types de rangement sont possibles :

• rangement en continu : pour les retrouver, il est souhaitable de numéroter les boîtes et d’enregistrer leur contenu sur un tableau de type Excel ;
• rangement méthodique (par type de dossier, par unité, etc.).

Pour identifier au mieux les boîtes tout en assurant leur confidentialité, la cotation suivante peut être envisagée :

Initiale du service/type de document/année/numéro de boîte

Exemple RH/frais de déplacement/2000/0001.