Les 3 âges des archives
Dès leur création, tous les documents sont des archives : tant que les dossiers ne sont pas clos, on parle d’archives courantes.
Certains documents doivent être conservés pendant un certain temps pour diverses raisons (légales, comptables, etc.), mais n’ont plus d’usage régulier : on parle alors d’archives intermédiaires.
La durée d’utilité administrative (DUA) peut varier d’1 an à plus de 80 ans selon la nature des dossiers.
Par exemple, les factures doivent être conservées 10 ans.
Ce sont les archives qui ont un intérêt historique et doivent donc être conservées indéfiniment.
Dépôt, versement, échantillonnage et élimination
Les archives sans intérêt historique peuvent être éliminées à l’issue de la DUA. Pour cela, le service producteur doit obtenir un visa d’élimination signé par le directeur des Archives départementales. En effet, celui-ci exerce au nom de l’Etat le contrôle scientifique et technique sur les archives publiques produites dans le département.
Il peut arriver qu’on conserve un échantillon à titre de témoin historique sur certaines typologies. Les règles d’échantillonnage sont définies dans le cadre méthodologique commun pour l'évaluation, la sélection et l'échantillonnage des archives publiques.
Les archives définitives, à l’issue de la DUA, font l’objet d’un versement aux Archives départementales. Cette opération donne lieu à la rédaction d’un bordereau de versement, qui décrit les documents versés.
Mais les communes de moins de 2000 habitants sont tenues par la loi de confier leurs archives historiques de plus de 50 ans aux Archives départementales, par le biais du dépôt : elles restent légalement propriétaires et responsables de leurs archives, mais les Archives départementales en gèrent la conservation et la communication au public.
Identifier le délai de conservation et le sort final des documents : les tableaux de gestion
Pour savoir quoi faire de chaque dossier ou document, on s’appuie sur des circulaires nationales et des tableaux de gestion. Ces documents listent toutes les typologies produites par secteur d’activité, avec la durée de conservation et le sort final à appliquer : conservation, échantillonnage ou tri.
Toutes les circulaires en vigueur sont consultables sur FranceArchives. N’hésitez pas à nous contacter si vous ne trouvez pas le texte qui correspond à votre domaine d’activité, ou si certaines typologies sont absentes de la circulaire !
Fiches pratiques
Pour consulter toutes nos fiches pratiques pour bien gérer vos archives, rendez-vous sur la page dédiée :