Rayonnages
- Privilégiez des étagères en métal, les étagères en bois attirent les insectes et emmagasinent de l’humidité.
- Ne placez pas vos étagères proches d’une fenêtre.
- Les documents doivent être sur des étagères qui sont au minimum à dix centimètres du sol.
- Les documents ne doivent pas toucher le plafond.
Ces deux dernières mesures permettent en cas de petit dégât des eaux d’éviter que les archives se retrouvent en premier lieu en contact avec l’humidité.
Mise en boîtes
- Privilégiez le stockage de vos archives dans des boîtes de taille et forme adaptées.
- Pensez à ne pas remplir trop vos boîtes, auquel cas ces dernières poseront des difficultés lors de la manipulation (poids/documents trop resserrés les uns contre les autres et par conséquent difficiles à extraire).
- si vous utilisez des boîtes cartonnées, privilégiez les boîtes de 10 à 12 centimètres de largeur maximum. Les boîtes plus larges seront plus lourdes et donc plus difficiles à manipuler.
Lumière
- Les archives ne doivent pas être en contact direct avec le soleil.
- Si votre local possède une ou plusieurs fenêtres, placez dessus des rideaux occultant afin d’éviter que les rayons ne viennent détériorer les papiers, encres et autres supports.
Température
- Le local d’archives doit être compris entre 16C° et 23C°.
- Les fortes variations de températures sont à éviter.
Taux d’humidité de l’air
- Il doit être compris entre 40% et 55%.
- Il est conseillé de disposer d’hygromètre en d’effectuer des relevés fréquents afin de contrôler la correspondance de ces taux aux valeurs de référence.
Détecteur de fumée
Le local doit être équipé d’un détecteur de fumée.
Extincteur
Le local doit être (ou à proximité) d’un extincteur.
Accès au local
Les portes doivent pouvoir être verrouillées afin que seules les personnes habilitées puissent y avoir accès.