Sont concernés par cette démarche les communes, les communes déléguées ou associées, et les EPCI à fiscalité propre (communautés de communes, communautés d'agglomération).
Le récolement, c’est quoi ?
- un inventaire précis des archives produites et détenues par votre commune
- un procès-verbal de prise de décharge et de prise en charge signé par le maire sortant et le maire nouvellement élu
Le récolement, à quoi ça sert ?
- Il dégage les élus, en particulier le maire nouvellement élu, de toute responsabilité en cas de disparition d’archives liée à un sinistre ou une soustraction par négligence ou malveillance
- Il permet aussi, comme toute bonne gestion des archives, de bien gérer les affaires de la commune et donc d’aborder sereinement le nouveau mandat électoral
- C’est une démarche obligatoire (art. L 212-6 et L. 212-6-1 du code du patrimoine, art. 4 de l’arrêté interministériel du 31/12/1926
Comment s'y prendre ?
Comment s'y prendre ?
À deux, c’est plus facile :
Vous allez d’étagère en étagère, de salle en salle, de la cave au grenier, et notez les typologies de documents présentes, à savoir, principalement :
- Les registres de délibérations et d’arrêtés du maire
- Les registres d’état civil et tables décennales
- Les archives cadastrales : matrices cadastrales et états de section
- Les budgets, comptes administratifs et comptes de gestion
- Les archives portant sur les biens communaux : église, école, mairie - les plans du cimetière revêtent une importance toute particulière !
- Les plans de remembrement et plans d’alignement
Mais aussi :
- Les recensements de population et autres documents statistiques
- Les archives liées aux affaires militaires
- Les affaires scolaires
- Les dossiers du personnel communal
- et caetera
Le formulaire de récolement est là pour vous aider ! Normalement, vous l'avez déjà reçu par courrier. Vous pouvez également le télécharger ici:
Et ensuite ?
- Au lendemain des élections, le procès-verbal de récolement doit être signé par le maire sortant et contre-signé par le nouveau maire en exercice.
Si vous êtes à la fois le maire sortant et le maire ré-élu, il y a lieu que vous signiez les deux fois. En effet, la composition du conseil municipal peut avoir changé, ce n’est donc pas la même municipalité, et il vaut mieux que tout le monde soit couvert.
- Faire suivre récolement et procès-verbal aux Archives départementales de la Haute-Marne, par mail, par voie postale ou en ligne via le lien ci-dessous:
Vous êtes une commune fusionnée, déléguée ou associée ?
Nous attendons un formulaire de récolement par commune déléguée ou associée, mais c'est au maire de la commune et à son successeur de signer le PV de décharge et de prise en charge, et non aux maires délégués.
Vous pouvez nous transmettre les documents demandés dans un seul envoi ou bien séparément (avec copie du PV pour chaque commune déléguée).